Как сжимать файлы для отправки по почте. Архивируем файлы для отправки по электронной почте. Архиваторы: что это и для чего используются

При работе на ПК иногда возникает необходимость сжать файлы или папки в отдельный архив. Для этих целей существуют специальные программы - архиваторы. Для чего нужно архивировать файлы и как заархивировать папку с помощью WinRAR - узнайте из этой статьи.

Для чего архивировать файлы?

В первую очередь, архивы позволяют значительно сэкономить место на диске, так как архивация файлов приводит к сжатию данных. Кроме того, если вам нужно переслать по почте много файлов, намного удобнее сделать из них единый архив. Дело в том, что нельзя прикрепить целую папку, а только отдельные файлы. Представьте, сколько времени потребуется, если вам нужно прикрепить к письму не несколько, а сотни файлов? Поэтому важно знать, как архивировать файлы для отправки по почте.

Есть специальные программы, с помощью которых вы решите вопрос, как заархивировать файлы в zip, тем самым сэкономите пространство на компьютере и удобно отправите по почте большое количество файлов одним архивом.

Что потребуется для работы?

Программа WinRAR (ее можно загрузить на официальном сайте).

Файлы или папки для архивации.

Создание архива

Запустите WinRAR и откройте папку, которая содержит файлы для архивации. Найдите и выделите среди них нужные вам файлы.

Если требуется выделить несколько файлов, воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + клик левой кнопкой мыши. Чтобы выделить все содержание папки, нажмите Ctrl+A.

После того, как все файлы выделены, кликните на кнопку «Добавить».

Затем мы увидим окно с настройками для создания архива.

Во вкладке «Общие» выберите формат архива zip. Здесь вы можете переименовать архив. В каждой из вкладок имеются дополнительные настройки, которые можно отрегулировать.

После чего откройте вкладку «Файлы». Если есть надобность, можно добавить к архиву еще файлы или исключить имеющиеся. Когда все будет готово, нажмите «ОК». Готовый архив сохранится в той же папке, где располагались файлы для него.

В остальных вкладках содержатся стандартные настройки, которые лучше не трогать. Вносить изменения можете во вкладках «Файлы» и «Общие», когда встал вопрос, как архивировать файлы.

Внимание! Если вам нужно установить пароль на архив, вы можете это сделать во вкладке «Общие» (эта функция может находится и в разделе «Дополнительно»). Здесь же можно настроить удаление всех архивных копий.

Теперь вы знаете, как заархивировать файлы для отправки по почте, и для чего это делается.

Как известно, пропускная способность почтовых серверов и возможности специализированных программ, в плане размера отправляемых данных и скорости передачи информации, крайне ограничены. Поэтому большие файлы и папки приходится уменьшать в объеме. О том, как сжать файл для отправки по email, и пойдет речь в статье. Но нужно понимать, что сделать это без специальных программ не получится.

Как заархивировать файлы для отправки по почте: способы

О том, как создаются архивы, сказано уже немало. Однако мало кто знает, что в вопросе того, как заархивировать файлы для отправки по почте, можно использовать несколько методик, которые предлагаются современными приложениями-упаковщиками.

Как правило, любая программа этого типа при установке интегрирует собственные команды в контекстные меню Windows, в частности, в «Проводник». Поэтому создать архив и тут же отправить его по электронной почте в самом простом случае можно именно таким способом. Но тут есть свои тонкости, о которых будет сказано отдельно.

Можно пойти и окольным путем, создав сначала архивный каталог при помощи соответствующей программы в автоматическом режиме или добавив файлы и папки вручную с непосредственным вызовом приложения, а только потом отправить по почте, используя для это почтовый клиент или веб-сервис.

Что же касается программ, которые помогут решить проблему, как заархивировать файлы для отправки по почте, сегодня наиболее популярными являются утилиты вроде встроенного в Windows клиента WinZIP, а также приложения WinRAR и 7-Zip. Они в общих чертах обладают практически одинаковыми возможностями, однако есть и некоторые отличия, позволяющие производить весьма интересные действия.

Инструкция: как заархивировать папку или файл простейшим методом на примере WinRAR

К сожалению, встроенный в Windows инструмент WinZIP не в полной мере годится для выполнения автоматизированных действий, хотя и может использоваться для создания сжатых папок. Поэтому вопрос о том, как заархивировать файлы для отправки по почте, лучше всего рассматривать на примере архиватора WinRAR.

Для полной автоматизации процесса выбирается папка, файл или несколько файлов, после чего используется меню ПКМ, в котором имеется две строки: Compress and email и Compress to «название исходного файла» and email. При выборе первого варианта название архива пользователь задает сам, во втором случае имя присваивается автоматически по названию исходного объекта.

Но самая главная проблема здесь состоит в том, что отправка по умолчанию будет производиться исключительно при помощи собственного почтового клиента системы Outlook или другого приложения, используемого по умолчанию, поэтому для полной автоматизации в программе нужно изначально настроить пользовательский профиль (через веб-сервисы отправка не предусмотрена).

Дополнительные параметры и настройки

Более надежным решением проблемы того, как заархивировать файлы для отправки по почте, является самостоятельное создание архива с дальнейшим его вложением и при отправке через почтовые интернет-сервисы (у них и объем отправляемых данных выше).

Однако, если при использовании таких сервисов или средств Windows имеются ограничения, архив можно разбить на несколько частей, указав размер по своему усмотрению или выбрав из предлагаемого шаблона.

Кроме того, можно создать самораспаковывающий каталог формата SFX, чтобы получатель не мучился с его распаковкой. Для защиты информации можно установить пароль или использовать специальные алгоритмы шифрования данных.

И это уже не говоря об использовании смены выходного формата, установки степени компрессии и остальных дополнительных инструментах, которые в избытке имеются в любом приложении-упаковщике.

Краткие выводы

Наконец, если задаваться вопросами предпочтений, при использовании собственного почтового клиента Windows (или стороннего, установленного в системе по умолчанию), проще всего применять команды контекстного меню. В случае когда отправка производится с почтовых серверов в Интернете, сначала потребуется создать архив собственноручно, а только потом вставлять его в письмо как вложение. В любом случае архивация и отправка упакованных каталогов проблем даже у рядового пользователя вызывать не должны.

Используется сжатие данных (без потерь). Таким образом, размер архива может быть меньше чем размер всех исходных данных, которые он содержит. Архивы может использоваться для долгосрочного хранения данных, объединения большого количества файлов в один или для уменьшения размера данных.

Открыть архив не представляет труда. поддерживает Zip архивы. Поэтому Zip архив можно открыть на любом компьютере с операционной системой Windows, даже без установки дополнительных программ. Для открытия архивов других типов нужно установить специальную программу архиватор. В любом случае, для того чтобы открыть архив достаточно кликнуть по нему мышкой. С другой стороны архивация данных это уже не так просто, здесь могут быть варианты. В данном материале мы расскажем о том, как заархивировать папку.

Как заархивировать папку встроенными средствами Windows.

Вы можете заархивировать папку без установки программ архиваторов. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки по папке и выбирать пункт «Отправить – Сжатая папка».

После этого запустится процесс архивации папки. Время архивации зависит от размера папки.

После того как архивация папки будет закончена рядом с папкой появится ZIP. Это и есть ваш архив.

По умолчанию иконка архива выглядит как обычная папка с застежкой-молнией.

Данный способ архивации папки очень прост, но он не предоставляет пользователю возможности управлять процессом архивации. Поэтому, если вам необходимо регулярно архивировать папки и файлы, то лучше установить программу архиватор.

Как архивировать папку с помощью архиватора 7zip.

Программа 7zip является наиболее продвинутым и популярным . По сравнению с не менее популярным, но платным, архиватором WinRAR, архиватор 7zip имеет только один недостаток – невозможность создания архивов в формате RAR. В остальном 7zip ничем не уступает.

Скачать программу 7zip можно на сайте . После установки программы 7zip в контекстном меню папок и файлов появится новый пункт меню – «7-Zip». С помощью этого пункта можно заархивировать папку или файлы.

Рассмотрим пункты меню «7-Zip»:

• Добавить к архиву – запустится окно с настройками архивирования. Здесь вы сможете указать уровень сжатия, а также другие данные.
• Сжать и отправить по email – то же самое, что и предыдущий пункт, но с последующей отправкой по электронной почте.
• Добавить к «название файла.7z» – папка будет заархивирована в формате 7z с использованием стандартных настроек.
• Сжать в «название файла.7z» и – то же самое, что и предыдущий пункт, но с последующей отправкой по электронной почте.
• Добавить к «название файла.zip» – папка будет заархивирована в формате zip с использованием стандартных настроек.
• Сжать в «название файла. zip» и отправить по email – то же самое, что и предыдущий пункт, но с последующей отправкой по электронной почте.

Для того чтобы получить доступ ко всем настройкам архивации воспользуйтесь пунктом меню «Добавить к архиву».

В окне «Добавить к архиву» можно указать формат архива, уровень сжатия, настройки шифрования и другие настройки. Для запуска процесса архивирования достаточно нажать на кнопку «ОК».

Не знаете, как сжать папку с файлами в ZIP ? Вы обратились по адресу! Прочитайте эту статью – и вы научитесь делать это быстро, просто, эффективно.

—mail не всегда есть вероятность того, что они дойдут до получателя. Во-первых, на многих почтовых сервисах стоят ограничения, и не всегда есть возможность выслать даже файлы весом в 100 Мб. Во-вторых, если трафик пользователя тарифицируется (а такое не редкость даже в наше дни – например, на мобильном интернете), каждый мегабайт на счету. И когда данные хорошенько упакованы, можно немного сэкономить на отправке.

Давайте разбираться, как заархивировать контент в папку с расширением ZIP . Почему именно зип? Потому что это самый популярный вид архивов. К тому же, его поддерживают даже штатные средства Виндовс.

Заархивируем в ZIP средствами OS WINDOWS

Вы можете применить такое сжатие на персональных компьютерах с различными версиями Windows . Штатные возможности ОС от Microsoft предполагают создание зип-архивов.

• Выберите файл/папку, которые необходимо заархивировать, и кликните правой клавишей мыши. Появится системное окошко

• Видите пункт Отправить? Наведите курсор, а затем кликните «Сжатая Zip -папка»:

• Как только вы нажмёте на него, запустится сжатие:

• Заархивированный файл/папка появятся рядом с оригиналом в ZIP — формате:

• Думаете, будут ещё объяснения, как сделать ZIP -архив традиционным способом? Ничего подобного – на этом процедуру можно считать законченной. Позволяет ли она добиться существенно сжатия информации? Судите сами. Размер исходной папки с файлами – 6,26 Мб, после сжатия – 5,15 Мб.

Архивация в ZIP силами программы WinRAR

Если вы сжимаете объёмные материалы, и хотите сделать это максимально эффективно, стоит воспользоваться помощью специальных утилит. Например, WinRAR – она очень популярна в нашей стране.

Кстати, она не только быстро, качественно сжимает материалы, но ещё и может использоваться совершенно бесплатно. Итак, приступим!

• После того, как была выполнена установка WinRAR на компьютере, кликните по выбранным файлам правой кнопкой мыши. Вы сразу видите 4 новых пункта с изображением упакованных книжек. Нас интересует первый пункт «Добавить в архив»:

В появившемся окошке есть замечательная возможность настроить такие параметры:

• Формат. Какому формату отдать предпочтение? Выбирать вам, но когда нужен ZIP , в списке расширений он тоже есть.
• Метод обновления. Например, можно выбрать «С заменой».
• Тип сжатия. Чем выше качество, тем больше времени уйдёт на работу. Но и результат будет максимальным.
• Доступ к файлу (установка пароля, если в этом есть необходимость).

Также программа ВинРАР предлагает несколько дополнительных параметров. Например, архивацию в фоновом режиме, выключение ПК после завершения архивирования, создание резервной копии, добавление комментария и так далее.

• И не забудьте кликнуть «ОК», чтобы запустить процесс:

• Вполне ожидаемо, что наш сжатый файлик появится в папке рядом с оригиналом:

Как видите, и здесь с архивацией файлов не возникло никаких вопросов.

Архивация с помощью 7ZIP

А вот и третий способ обработки файлов, который сводится к архивации материалов посредством 7zip . Многие пользователи согласятся с утверждением, что он является одним из самых продвинутых архиваторов на сегодняшний день. Недостаток всего один – архивы RAR эта программка не создаёт. Но поскольку нас с вами интересует именно формат ZIP , приложение как раз нам подходит.

• Загрузите 7ZIP на нашем сайте. После установки программного обеспечения в контекстном меню появится пункт 7-Zip . Он и поможет нам заархивировать нужные файлы.

• Выбираем «Добавить к архиву». Он поможет нам запустить окно с настройками. Как и в случае с WinRAR , есть возможность указать уровень сжатия, пароль, произвести другие настройки. Для запуска архивации просто жмём «ОК».

Мы рассмотрели 3 способа архивации файлов в формате ZIP . Теперь вы сможете не только сделать это без посторонней помощи, но и научите этому нехитрому ремеслу своих знакомых. Желаем приятного пользования!

Не редко меня спрашивают: — «Как отправить файл по электронной почте?» или наоборот, я прошу кого-нибудь прислать мне тот или иной файл, а человек, которого я прошу, понятия не имеет, как это сделать...
Поэтому, я решил написать данное руководство.
Для начала, давайте подготовим файл, который мы будем пересылать по почте.
Для этого, файл можно переслать в распакованном виде, т.е. как есть, просто прикрепить файл к письму, как вложение, или запакованный в архив...
Если наш файл небольшого размера, то его можно отправлять без «Архивирования» , т.е. без сжатия...

Если же файл большого размера, то его лучше запаковать в «Архив» , благодаря этому, файл может стать гораздо меньшего размера, что в разы ускорит пересылку.
Так-же, нужно сказать, что на сегодняшний день, некоторые почтовые службы, не разрешают пересылать исполняемые файлы и многие файлы библиотек программ. В случае с Windows, исполняемый файл это.EXE — т.е. файл-программа, и.DLL — файл-библиотек (библиотеками могут быть не только dll файлы, но все их я перечислять не буду) . Такой подход почтовых служб понятен, это связано с тем, что передавая такие файлы, последние элементарно могут оказаться вирусами, троянами и различной подобной гадостью... Поэтому, почтовые сервера, дабы избежать проблем, во время передачи письма, просто отсекают вложенные файлы, которые они считают подозрительными. Также это относится и к файлам скриптов и файлам содержащим наборы команд, типа.BAT и.CMD...
Поэтому, такие файлы, следует упаковать в архив, и не просто упаковать, а упаковать и закрыть паролем!
И еще, пару слов про упаковку-архивацию файлов... Файлы картинок, типа.JPG, .PNG, почти не сжимаются при архивации, их можно упаковывать в архив, только в том случае, если Вы хотите передать в письме много файлов, а добавлять всех их по очереди очень «мутарно»... Текстовые файлы, напротив, сжимаются при упаковке в архив очень сильно, бывает что после сжатия, архив имеет примерно 30% от изначального размера файла. В этом случае, лучше конечно упаковывать файлы, т.к. значительно уменьшится размер.
Значит, мы выяснили, что упаковывать файлы в архив, т.е. архивировать, следует:
— Если мы хотим передать много файлов, после упаковки, нам надо будет добавить всего лишь один файл, а не 20 или 30 например...
— Если мы хотим передать текстовые файлы, т.к. при упаковке значительно уменьшается размер, ну и естественно, если этих файлов у нас много, то гораздо легче добавить в письмо один файл...
— Если мы хотим передать файл программы, и т.п. — файл(ы) нужно архивировать, чтобы почтовый сервер не отсек их...
Также, мы знаем, что картинки типа.JPG, .PNG, следует архивировать, только в том случае, если мы хотим передать несколько файлов, т.к. эти файлы почти не теряют в размере при упаковке...
Теперь давайте обо всем по-порядку...
Как запаковать в архив файлы:

Для примера я приготовил несколько текстовых файлов, которые имеют общий размер 3,73 мегабайта.
Чтобы упаковать файлы в архив, у нас должен быть установлен архиватор. На сегодня самый распространенный архиватор это WinRar http://www.rarlab.com/) один минус этой программы, она платная.
И программа 7-zip (официальный сайт программы: http://www.7-zip.org/) этот архиватор бесплатный, но менее распространенный.
Также, на сегодняшний день, почти все операционные системы поддерживают файлы архивов.ZIP — это значит, если Вы пришлете человеку архив ZIP, то он элементарно сможет его открыть.
Теперь давайте добавим файлы в архив. Для этого выделяем нужную группу файлов:

Щелкаем по ним второй (правой) кнопкой мыши и выбираем пункт «Добавить в архив» (в случае, если у Вас установлен какой-нибудь другой архиватор, название пункта меню может отличаться) .

У нас откроется окно Добавления файлов в архив:

В котором нам нужно настроить некоторые параметры:
1 — Задать имя файла (для передачи файлов через интернет, имена лучше задавать латинскими буквами, чтобы не возникло проблем с кодировками и т.п.)
2 — Выбрать тип архива (мы об этом уже говорили)
3 — Задать степень сжатия (чем сильнее сжатие, тем меньше будет наш файл архива)
4 — Нажать кнопку ОК для создания архива.
Вот диалог программы-архиватора 7-zip :

Как видно на рисунке, почти все одинаково, ну да, называется немножко по разному, но в принципе, разобраться то элементарно...
После упаковки, у нас появился файл архива, который по размеру всего лишь 31,6 килобайта, из бывших 3,73 мегабайта!

Теперь, как задать архиву пароль:
WinRar — Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, переходим на вкладку «Дополнительно» и нажать кнопку «Установить пароль» .

У нас откроется диалог задания пароля:

В котором следует заполнить оба поля, т.е. поле для пароля и поле для подтверждения пароля и нажать кнопку ОК .
7-zip — Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, заполняем два поля, естественно пароль и подтверждение пароля:

После чего, проводим все сопутствующие настройки, как описывалось выше.
Ну собственно все, с упаковкой разобрались, давайте теперь переходить непосредственно к отправке файла по почте...
Добавление файла к письму.
Сейчас, нам нужно разобраться с некоторыми вещами... Каким способом, мы пользуемся почтой — через какую-нибудь почтовую программу или через веб-интерфейс , т.е. заходя через браузер, на сайт почтового сервера, там вводите свои данные и т.д. (браузер, это программа, которой Вы просматриваете интернет сайты)
Если Вы пользуетесь Веб-Интерфейсом , то зайдите в свою почтовую учетную запись...
Создайте новое письмо. (я для примера буду показывать, как это делается на серверах google , mail.ru и yandex )
И после того, как Вы напишите текст письма, если конечно он нужен, нажмите:

Ссылку «Прикрепить файл» — в google

Кнопку «Прикрепить файл» — в mail.ru

Кнопку «Прикрепить файл» — в yandex

После чего, у Вас откроется диалог выбора файлов:

В котором нужно: — указать путь к файлу, т.е. перейти к папке в которой у Вас хранятся файлы для пересылки, или в которой Вы создавали архив. Выбрать нужный файл и нажать на кнопку Открыть .
После чего, файл будет загружен на почтовый сервер и добавлен к письму:

Если Вам потребуется добавить еще какие-нибудь файлы, то повторно нажимаем на кнопку или ссылку «Прикрепить файл», ну и собственно проделываем все, что было описано выше...

Собственно вот и все, после создания письма и добавления вложенного файла, нажимаем на кнопку отправить и отправляем письмо...
Теперь давайте рассмотрим, как все это проделать через почтовые программы. Для примера я буду говорить о двух, самых распространенных почтовых программах, это The Bat! и Microsoft Outlook .
Сначала про Microsoft Outlook .
Как и в случае с Веб-Интерфейсом, создаем новое письмо, вписываем адресата, тему, текст письма...

Вложить файл

(в старых версиях эта кнопка находится в другом месте)

Таким же способом, можно добавить еще несколько файлов, если потребуется...
Теперь про «The Bat!»
Как и во всех предыдущих случаях, создаем новое письмо, вписываем адресата, тему, текст письма...
Для добавления файла нажимаем кнопку Прикрепить файл

После чего у нас появится файл вложения:

Таким же способом, можно добавить еще несколько файлов, если потребуется...
Все, для отправки письма, нажимаем кнопку отправить...
Пользуясь этим руководством, Вы сможете пересылать файлы, через большинство Почтовых Серверов, используя их Веб-Интерфейс и Большинство Почтовых Программ... Т.к. почти что везде, эти функции очень похожи, почти всегда, одинаково называются и расположены в ожидаемых местах.
P.S.
Во-многие почтовые программы, в момент создания письма, добавлять вложения можно просто перетаскиванием мышкой файлов в окно редактирования нового письма (как из папки в папку) .